O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quais os objetivos que devem ser atendidos.
A organização é o agrupamento dos recursos necessários para atingir os objetivos de uma tarefa e a atribuição de cada atividade às pessoas que irão realizá-las. Quando citamos recursos, devemos pensar em recursos materiais, humanos, financeiros e de informação.
A função direção se preocupa com que as operações sejam executadas e os objetivos atingidos. Para dirigir subordinados, o administrador deve motivar, comunicar e liderar.
O processo de controle atua no sentido de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos no planejamento. O controle serve para a correção de rumos das tarefas e operações quando estas “saem fora” do que foi estabelecido inicialmente.
Por que precisamos de projetos?
- Os principais fatores que demandam projetos nas organizações são:
- novos produtos
- melhorias em produtos existentes
- melhorias internas
- mudanças organizacionais
- gestão estratégica da empresa
- compartilhamento de recursos escassos.
Por que os projetos dão errado?
Vejamos alguns pontos que podem impedir o sucesso de um projeto:
- Definições errôneas.
- Objetivos vagos.
- Subestimação (tempo, recursos, custos).
- Restrição sem definição.
- Falta de capacitação das pessoas.
- Complexidade.
- Falta de comunicação/ atritos.
- Interesses divergentes.
- A “invisibilidade” do produto.
- Excesso de falhas.
- Mudança de prioridade.
Briefing
- Identificação das necessidades do cliente (requisitos).
- Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis.
- Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas (stakeholders) à medida que o projeto é planejado e realizado.
- Balanceamento das restrições ou demandas conflitantes do projeto.
Escopo
- Escopo do produto (o que): características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.
- Escopo do Projeto (como): todo o trabalho que deve ser realizado para entregar o produto, serviço ou resultado como foi especificado.
- Tempo (cronograma).
- Custo (orçamento).
- Qualidade.
- Recursos humanos, materiais e financeiros.
- Riscos.
